Gérer efficacement la planification de ses projets est essentiel pour leur réussite. Un bon logiciel sera utile que vous soyez dans le domaine du BTP, de l’événementiel, de l’informatique. Il vous permettra d’organiser et de suivre vos tâches de manière structurée.
Plan de l'article
Définir le périmètre de vos projets
Déterminez précisément le champ d’action de chaque projet afin de pouvoir les planifier de manière indépendante les uns des autres. Définissez leur objectif global, leur calendrier estimé, les ressources humaines et financières engagées. Cela vous évitera les chevauchements et vous permettra de suivre l’avancement de chacun individuellement.
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Distinguez aussi les tâches récurrentes de configuration de votre activité (paie, maintenance, comptabilité…) des tâches à planifier selon un planning variable (projet de construction, événement ponctuel…). Vous pourrez ainsi créer des projets standards pour les tâches pérennes et des projets dédiés pour chaque action ponctuelle. Vous identifierez ainsi l’outil adapté à vos besoins. Par ailleurs, consultez ce guide des logiciels de planning pour choisir le vôtre.
Organiser les tâches de manière logique
Une fois le cadre de vos projets délimité, décomposez-les en tâches élémentaires en suivant une logique claire. Déterminez leur hiérarchie selon leur niveau d’importance et de dépendance les unes par rapport aux autres.
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Distinguez les tâches principales qui structurent le projet, des tâches secondaires nécessaires à leur réalisation. Ayez à l’esprit les relations de précédence entre chaque tâche : une tâche B ne pourra démarrer que si la tâche A sur laquelle elle s’appuie est complétée.
Pensez également à prévoir des tâches tampons pour absorber les aléas. Le logiciel devra vous permettre de visualiser et de modifier facilement cette logique de décomposition et d’enchevêtrement des tâches.
Estimation des durées et affectation des ressources
Estimez la durée de réalisation des tâches identifiées en vous basant sur votre expertise et l’historique de projets similaires. Gardez des marges pour prendre en compte les imprévus.
Affectez les tâches aux personnes ou aux équipes qui seront en charge de les réaliser. Un bon outil de gestion de projet offrira la possibilité de gérer facilement les disponibilités et les compétences de vos ressources humaines.
N’hésitez pas à fractionner les longues tâches en sous-tâches à durée plus courte pour faciliter leur suivi au jour le jour. L’estimation reste une étape délicate mais indispensable pour planifier de manière réaliste.
Suivi dynamique de l’avancement
Un bon logiciel vous permettra de mettre régulièrement à jour l’avancement réel de chaque tâche et activité par rapport au planning initial.
Vous pourrez visualiser en un coup d’œil les éventuels retards ou avances afin de réagir rapidement : décaler des tâches, renforcer les équipes sur des points critiques, modifier des durées… L’outil doit pouvoir répercuter automatiquement ces ajustements sur le planning global.
Des rapports visuels synthétiques seront les bienvenus pour informer simplement et efficacement votre direction ou vos clients sur l’état d’avancement des projets. Certains logiciels offrent même des possibilités de suivi collaboratif en ligne pour une visibilité partagée du projet.
Gestion des coûts et des budgets
La gestion des budgets et des coûts associés à chaque tâche ou activité est un aspect clef d’un projet réussi. Un logiciel performant devra intégrer des fonctionnalités de suivi financier en lien avec le planning.
Il s’agira de rattacher des coûts prévisionnels aux différentes tâches, puis de renseigner régulièrement les coûts réels à mesure de leur réalisation pour analyser les écarts. Les dépassements potentiels pourront ainsi être anticipés et corrigés à temps.
Certains outils offrent même la possibilité de gérer plusieurs devis et de rattacher des devis clients aux projets pour assurer le suivi commercial. Des tableaux de bord synthétiques sur l’état d’avancement financier seront là aussi à privilégier.
Intégration et synchronisation avec d’autres outils
Votre logiciel de gestion de projet doit idéalement être connecté et synchronisé avec vos principaux outils collaboratifs et métiers pour plus d’efficacité. L’intégration native ou via des connecteurs tiers est un plus :
- Agenda partagé pour synchroniser automatiquement les réunions et événements liés au projet.
- Solution de gestion de temps pour récupérer facilement les durées travaillées par les équipes sur chaque tâche.
- ERP pour lier budgets, factures et paiements à l’avancée réelle du projet.
- Outils de communication (messagerie, réseaux sociaux…) afin de partager simplement l’avancement et d’assurer le suivi collaboratif.
La capacité d’échanges de données entre applications via des flux automatisés évite les doublons et gagne un temps précieux.
Personnalisation et paramétrage
Chaque organisation et chaque type de projet ayant ses spécificités, la personnalisation est importante. Le logiciel doit permettre de configurer finement différents paramètres selon vos besoins:
- Création de vos propres champs de saisie pour suivre des indicateurs clés.
- Modèles de planning préconfigurés pour gagner du temps sur les projets récurrents.
- Droits d’accès et de modification adaptés aux équipes projets.
- Interfaces personnalisables pour simplifier le suivi au quotidien.
- Connecteurs et API pour développer des intégrations complémentaires.
- Paramétrage de signatures électroniques et archivage des documents.
La flexibilité de l’outil sera appréciable pour suivre efficacement des projets aux réalités différentes.
