Afin de mettre en place un projet ou un plan stratégique, il est toujours nécessaire de faire une analyse de l’existant. Ce dernier vous permettra de connaitre les forces, les faiblesses, les opportunités ainsi que les contraintes de l’entreprise. Cette analyse permet aussi de déterminer les besoins de changements afin d’identifier de manière précise les domaines où des améliorations peuvent être apportées. Toutefois, pour réaliser une bonne analyse de l’existant, il est nécessaire de suivre toutes les étapes de cet article.
Trouver les réponses aux questions suivantes
Dans une bonne étude de l’existant, il est important de se poser des questions pertinentes pour une bonne analyse.
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Quel est l’environnement dans lequel l’entreprise évolue ?
Ici, il faudra déterminer le cadre légal ou réglementaire dans lequel l’entreprise doit nécessairement évoluer. Il est également obligatoire de connaitre le plan stratégique de l’entreprise. Il peut être au niveau du projet, au niveau supérieur. Il est nécessaire que ce plan stratégique se conforme obligatoirement à un projet. Enfin, il faut déterminer les limitations internes ou externes de l’entreprise si celles-ci existent. Il peut être question du droit de travail, des compétences professionnelles ou encore de la procédure à respecter.
Existe-t-il des interactions système-acteurs ? Si oui, lesquelles ?
Vous devez vous poser la question de savoir :
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- Qui sont les acteurs impliqués (réalisateurs, approbateurs, consultés, informés) ;
- Comment sont répartis les collaborateurs sur le plan géographique ?
- Comment se présente le système d’information dans le cadre du périmètre de projet ?
- Existe-t-il des interdépendances avec les autres systèmes ? Si oui, lesquelles ?
Quels sont les besoins métier ?
Dans cette partie, il faudra déterminer dans un premier temps le principal besoin métier sans lequel la société ne peut fonctionner. Ensuite, déterminer les métiers secondaires qui sont couverts et qui ont un impact critique sur la performance. Et enfin, chercher à connaitre les besoins métiers / processus secondaires non critiques et qui sont couverts par la solution.
Quelles sont les différentes fonctionnalités de la solution existante ?
Ici, deux questions se posent. Dans un premier temps quelles sont les fonctionnalités principales ainsi que celle secondaire du système d’information de l’entreprise ? Dans un second, quelle est la performance de la solution existante ?
Quels dysfonctionnements sont présents dans l’entreprise ?
Ici, il faudra chercher à déterminer les dysfonctionnements majeurs actuels des processus métiers, de l’organisation du travail ainsi que du système digital. Ensuite, cherchez à savoir si ces dysfonctionnements font partie du périmètre du projet.
Quels sont les outils à utiliser ?
Il faut savoir qu’il existe de nombreux outils qui vous permettront de réaliser l’analyse de l’existant. Au nombre de ceux-ci, nous avons les entretiens et les questionnaires qui se font individuellement ou en groupe avec les parties prenantes de l’entreprise. Il y a également les relevés de notes pour la collecte de données quantitative. Ensuite, l’analyse documentaire, l’analyse de données, la cartographie des processus ou encore l’analyse SWOT. De même, vous pouvez faire usage de la matrice d’impact ou du Benchmarking. Sachez que ces différents outils peuvent être utilisés en combinaison afin d’avoir des résultats fiables et très détaillés.
