Arkevia est souvent présentée comme un coffre-fort électronique. On peut y recevoir et stocker des documents professionnels et personnels en toute sécurité. Vu ainsi, vous vous dites que c’est un outil qui pourrait vous être utile. Avant de l’adopter, il serait judicieux de comprendre comment il fonctionne. On vous présente Arkevia et son fonctionnement dans cet article.
Plan de l'article
Arkevia en quelques mots
Comme nous l’avons évoqué ci-dessus, Arkevia est un outil sécurisé qui permet de recevoir et de stocker des documents. On peut l’utiliser tant pour ses documents personnels que pour ses documents professionnels. Vous pouvez y garder vos bulletins de paie, vos factures, vos pièces d’identité et bien d’autres documents non matériels.
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Arkevia est un outil pour les employés et les employeurs. Lorsque l’employeur édite un bulletin de salaire, par exemple, l’employé reçoit une notification par mail. Il pourra alors consulter sur son interface sur Arkevia ce document. Est-ce encore un peu vague ? Voyons de plus près comment fonctionne cet outil.
Le fonctionnement d’Arkevia
Vous avez compris : Arkevia est une plateforme dont les fonctionnalités principales sont basées sur l’employé et l’employeur.
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Du côté de l’employeur …
L’employeur peut stocker tous les documents de l’entreprise sur Arkevia. Il peut alors partager l’accès de certains documents à ses employés. Comme les données sur cette plateforme sont très sécurisées, il devra informer les personnes concernées de ce partage d’accès. Pour ce faire, l’employeur devra envoyer un petit mail d’information.
Du côté des salariés …
Pour les salariés, Arkevia est une solution qui minimise les risques de perte de documents importants. En effet, à travers cet outil, il pourra conserver en toute sécurité ses dossiers. Ainsi, lorsqu’il reçoit un document de son employeur, il aura la notification par mail. Il pourra par la suite se rendre sur la plateforme pour consulter ce document et télécharger pour le garder dans son coffre-fort numérique. Cher salarié, pour que vous ne vous perdiez pas avec tous ces documents que votre employeur vous partage, vous pouvez créer des répertoires pour classer vos dossiers.
Gérer ses documents sur Arkevia
Lorsque vous recevez une notification par mail d’un partage de fichier, vous devez vous rendre sur la plateforme. Vous le savez : pour consulter un fichier sur Arkevia, il faut un ordinateur, une tablette ou un smartphone connecté à Internet. Ceci dit, vous pouvez consulter et gérer vos documents sur ce coffre-fort numérique quand vous voulez et où que vous soyez.
Il faut se rendre sur la plateforme et se connecter. Rassurez-vous : ce n’est pas si compliqué, car vous serez guidé à chaque étape. Une fois connecté, vous pouvez voir les données qui sont sur votre espace numérique, il ne reste plus qu’à cliquer sur le document pour le consulter.
Pour ne pas vous perdre au milieu de ces documents, vous pouvez très bien supprimer les fichiers dont vous n’avez plus besoin. Pour ceci aussi, il n’y a rien de si simple : il suffit de déplacer le dossier ou le fichier concerné dans le répertoire corbeille. Sachez qu’Arkevia n’autorise pas la suppression de certains documents comme les calendriers de virement de paie.
Pourquoi utiliser Arkevia ?
Pour conserver vos documents, vous pouvez vous dire qu’une clé USB devra faire l’affaire. Oui, mais dans ce support, il y a ce risque de vol ou de perte de données. Avec Arkevia, ce risque est vraiment écarté. Vous n’aurez pas non plus à toujours garder ce support sous la main. Même si vous êtes en déplacement, tant que vous avez un ordinateur ou un smartphone et une connexion Internet, vous pourrez consulter vos documents.
Les employeurs peuvent encore douter de ce coffre-fort numérique. Sachez que les documents qui ont une signature apposée numériquement ont la même valeur juridique que ceux sur papier. Ceci dit, si vous devez réaliser un contrat par exemple, vous n’êtes pas obligé de l’imprimer. Éditez-le et stockez-le sur Arkevia : vous pourrez ainsi faire des économies sur les papiers.
