Pour éviter à l’entreprise de subir des tensions de trésorerie liées à des retards de paiement, ou d’essuyer des pertes importantes, la procédure de recouvrement client est à effectuer. Afin de préserver la santé financière de la société, plusieurs étapes clefs sont à respecter et des solutions sont recommandées. Découvrons plus en détail les secrets de la relance client et comment se faire aider.
Plan de l'article
Les types de créances décryptés
Avant de parler des solutions de recouvrement client et des moyens à mettre en œuvre, analysons ce qu’est exactement une créance. On en distingue par ailleurs 4 types :
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- les créances commerciales : qui correspondent aux impayés qui lient un créancier et un débiteur tous deux commerçants
- les créances fiscales : qui lient l’entreprise au Trésor Public et vice-versa (ce peut être un crédit de TVA ou d’un trop-perçu sur les cotisations sociales, sur l’impôt sur les sociétés, etc.)
- les créances personnelles : qui symbolisent les dettes contractées par une personne à titre personnel auprès d’une entreprise ou d’une institution
- les créances bancaires : qui sont détenues par l’établissement financier à l’encontre d’un débiteur et/ou de l’entreprise (il peut s’agir d’un dépassement d’autorisation de découvert, d’un emprunt bancaire, etc.).
Les 5 étapes à suivre pour un recouvrement client
1. L’analyse de la créance client
Cela peut paraître logique et pourtant. Pour pouvoir réclamer un paiement en retard, assurez-vous d’abord que la créance en cours est certaine et exigible. Une fois que le délai de paiement octroyé au client est dépassé, vous pouvez en être alerté et contacter le compte concerné.
Bon à savoir : pour faire valoir, l’établissement d’un écrit est indispensable et peut prendre la forme d’une facture ou d’une lettre de change.
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2. La communication avec le débiteur
S’il y a défaut de paiement, la première chose à faire est de relancer le client en retard. Vous pouvez le contacter en premier lieu par téléphone, par e-mail, par SMS ou encore par courrier. Le recouvrement client s’arrête parfois à cette étape en raison d’un simple oubli !
3. La mise en demeure du compte
Si le débiteur ne répond pas ou s’il ne règle pas la facture suite aux relances, vous pouvez lui adresser une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception.
4. Le recouvrement amiable (si possible)
Si le débiteur ne règle pas ses créances dans le délai imparti après la mise en demeure, il peut néanmoins demander un aménagement de sa dette. On parle ici de recouvrement amiable via un arrangement entre les deux parties grâce à une procédure officielle comme une conciliation ou bien un mandat ad hoc.
5. Le recouvrement judiciaire (si besoin)
Les procédures judiciaires peuvent être longues et surtout coûteuses. Elles mettent généralement (et logiquement) fin à la relation commerciale. Pour ne pas en arriver là, avoir recours à la communication et le fait de rester ouvert aux négociations permet parfois de trouver un arrangement avec le client défaillant (un étalement des paiements, une réduction exceptionnelle, avantages, etc.).
